L’une des façons les plus rapides de faire échouer une demande de subvention canadienne est d’y inscrire les mauvaises dépenses. La plupart des programmes de subvention ne remboursent que des coûts précis et préapprouvés. Tout ce qui sort de ces règles est rejeté. Même si votre projet est solide, des dépenses non admissibles peuvent entraîner un refus de financement. Comprendre la différence entre les coûts admissibles et non admissibles dans les demandes de subvention canadiennes vous aide à bien planifier votre budget et à éviter des récupérations de fonds plus tard.
Dans l’ensemble des programmes fédéraux et provinciaux, la tendance est claire : les subventions financent les coûts de projet additionnels, et non les dépenses courantes de l’entreprise. Les détails comptent.
Les coûts admissibles sont des dépenses qui soutiennent directement le projet approuvé et qui respectent toutes les règles du programme. Ils doivent généralement être raisonnables, nécessaires et engagés pendant la période du projet.
Bien que chaque programme ait sa propre liste, la plupart des subventions canadiennes suivent des catégories similaires.
Ces types de dépenses sont largement acceptés lorsqu’ils sont clairement liés à la portée du projet :
Par exemple, le financement du PARI CNRC soutient généralement la main-d’œuvre directe et les coûts de sous-traitance liés aux projets d’innovation, et non les frais généraux (Source : Conseil national de recherches Canada).
Des outils comme le filtre d’admissibilité de GrantHub peuvent vous aider à trouver rapidement des programmes par province et secteur, y compris les coûts couverts.
Les coûts non admissibles sont tout aussi importants à comprendre. Ces dépenses sont fréquemment signalées lors de l’évaluation ou d’un audit.
Même de bonnes demandes échouent lorsque ces coûts sont inclus par défaut. Les évaluateurs de subvention s’attendent à ce que vous fassiez la distinction.
L’admissibilité ne dépend pas seulement de ce que vous dépensez. Elle dépend aussi de quand et comment vous le dépensez.
La plupart des subventions canadiennes exigent :
Si vous dépensez trop tôt ou ne pouvez pas le documenter adéquatement, la dépense pourrait être jugée non admissible. Cela s’applique même si le coût serait normalement accepté (Source : Gouvernement du Canada).
Les tendances générales sont utiles, mais les règles du programme ont toujours priorité.
Par exemple :
Consultez toujours la section officielle sur l’admissibilité des coûts avant de finaliser votre budget.
Inclure les salaires complets au lieu de la main-d’œuvre liée au projet
Les subventions financent généralement seulement la portion du temps consacrée au projet, et non 100 % du poste d’un employé.
Présumer que les frais généraux sont automatiquement couverts
Le loyer, le temps administratif et les services publics sont rarement admissibles, sauf indication explicite.
Payer des dépenses avant l’approbation
Les coûts rétroactifs sont l’une des raisons les plus fréquentes de refus de remboursement.
Utiliser des descriptions budgétaires vagues
« Honoraires de consultation » sans détails entraînent souvent des questions ou des coupures.
Q : Les salaires sont-ils admissibles dans les demandes de subvention canadiennes ?
Oui, mais habituellement seulement pour les employés travaillant directement sur le projet. Les salaires et dividendes des propriétaires sont souvent exclus, et le temps doit être suivi.
Q : Puis-je inclure l’achat d’équipement dans un budget de subvention ?
Parfois. Plusieurs programmes permettent l’équipement seulement s’il est essentiel au projet et non aux opérations normales.
Q : Les coûts de marketing sont-ils parfois admissibles ?
Rarement. Certains programmes sectoriels ou d’exportation permettent un marketing limité, mais la plupart des subventions d’innovation et de formation ne le font pas.
Q : La TVH/TPS est-elle un coût admissible ?
Si la taxe est récupérable par votre entreprise, elle est généralement non admissible. Les taxes non récupérables peuvent être acceptées.
Q : Que se passe-t-il si je réclame des coûts non admissibles ?
Ils sont habituellement retirés du calcul du remboursement. Dans les cas graves, le financement peut être réduit ou récupéré.
Les coûts admissibles et non admissibles dans les demandes de subvention canadiennes varient selon le programme, la province et le type de projet. Avant de finaliser un budget, confirmez les règles des subventions auxquelles vous souhaitez postuler.
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