Beaucoup de petites entreprises canadiennes passent à côté de financements ou subissent des récupérations de subventions à cause d’erreurs liées aux honoraires professionnels et de projet. Ces coûts peuvent être difficiles à budgéter et à réclamer. Pour éviter les problèmes, vous devez suivre les règles propres à chaque programme et conserver des dossiers clairs.
Les subventions fédérales et provinciales permettent souvent les honoraires professionnels et de projet, mais seulement s’ils soutiennent directement le projet approuvé et respectent les limites du programme (Source : Innovation Î.-P.-É. ; FedDev Ontario).
La plupart des subventions financent des experts externes que votre entreprise n’emploie pas déjà. Ces honoraires doivent être raisonnables, au taux du marché, et liés au projet pour lequel vous recevez du financement.
Beaucoup de programmes acceptent les honoraires versés à :
Comptables et tenanciers de livres
Consultants en gestion
Spécialistes techniques
Professionnels du marketing
Certains honoraires sont souvent refusés, comme :
Les programmes veulent voir une distinction claire entre les coûts d’exploitation courants et le travail spécifique au projet.
Un budget solide démontre que vous comprenez votre projet et pouvez contrôler les coûts. Une planification minutieuse vous aide à éviter des erreurs qui pourraient vous coûter du financement.
N’utilisez pas de montants globaux. Décomposez chaque coût, par exemple :
Cela facilite la révision de votre budget.
Chaque honoraire doit correspondre à un livrable, tel que :
Si le résultat n’est pas clair, le programme peut rejeter le coût.
La plupart des subventions :
Assurez-vous de pouvoir payer les factures à l’avance et que le travail respecte le calendrier du projet.
Vous pouvez utiliser des outils comme le moteur d’admissibilité de GrantHub pour trouver des programmes qui financent les services professionnels avant de bâtir votre budget.
Le programme Aide aux petites entreprises finance la planification et l’amélioration des processus pour les petites entreprises de l’Île-du-Prince-Édouard (Source : Gouvernement de l’Île-du-Prince-Édouard).
Principales règles pour les honoraires professionnels :
Les services professionnels doivent soutenir un projet défini, et non les opérations régulières (Source : Innovation Î.-P.-É.).
FedDev Ontario finance la croissance, l’innovation et l’expansion des PME du Sud de l’Ontario (Source : FedDev Ontario).
Comment les honoraires professionnels sont traités :
FedDev Ontario demande souvent des énoncés de travail détaillés et peut plafonner les honoraires professionnels à un pourcentage du coût total du projet (Source : FedDev Ontario).
Inclure le temps des propriétaires ou employés comme honoraires professionnels
Le travail interne est habituellement non admissible, sauf indication contraire du programme.
Utiliser des descriptions vagues
« Soutien stratégique » ou « consultation en gestion » sans détails sont souvent coupés.
Réclamer du travail effectué avant l’approbation
Les dépenses avant la date de début du projet sont généralement rejetées.
Ignorer les règles sur les parties liées
Embaucher une entreprise que vous contrôlez peut rendre tout le coût inadmissible.
Q : Puis-je réclamer des honoraires comptables pour ma demande de subvention?
Habituellement non. La préparation de la demande n’est pas couverte, mais les rapports financiers spécifiques au projet peuvent l’être (Source : Innovation Î.-P.-É.).
Q : Les taux horaires sont-ils plafonnés?
Certains programmes plafonnent les taux au niveau du marché. Si vos taux sont beaucoup plus élevés que la normale, attendez-vous à des questions (Source : FedDev Ontario).
Q : Puis-je changer de consultant pendant le projet?
Oui, mais vous pourriez avoir besoin d’une approbation écrite. Informez toujours le bailleur de fonds avant de changer la portée ou le fournisseur.
Q : Les honoraires professionnels sont-ils imposables?
Les honoraires sont des dépenses d’entreprise. Le financement de subvention est habituellement un revenu imposable. Vérifiez avec votre comptable (Source : FedDev Ontario FAQ).
Budgéter les honoraires professionnels et de projet admissibles signifie être clair, garder des preuves et suivre les règles du programme. Lorsque vous montrez aux bailleurs de fonds exactement ce que vous comptez dépenser et pourquoi, votre demande est plus solide.
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